Тести на державну службу

Етапи підготовки та розв’язання ситуаційних завдань для кандидатів на посади реформаторів міністерств

---

Особи, які претендують на зайняття посад фахівців з питань реформ, проходять конкурс за загальною процедурою, а відтак на другому етапі мають успішно впоратися з розв’язанням ситуаційних завдань. Змодельовані «заочно» кандидатом шляхи вирішення проблемної ситуації дозволяють виміряти його аналітичні і креативні здібності, спроможність інноваційно мислити та приймати нестандартні рішення.

Наталія АЛЮШИНА, доцент кафедри публічного управління та публічної служби, кандидат психологічних наук, доцент, експерт з питань управління персоналом

У загальному вигляді ситуаційні завдання — це опис подій, оформлений у словах, цифрах, образах, діях. Ситуаційні завдання — це «зріз» процесу, фіксація його динаміки в певних часових межах з метою постановки претендента на заміщення посади перед вибором шляхів і способів подальшого вирішення проблеми або визначенням перспективних тенденцій розвитку ситуації.

Таким чином, як відмінні ознаки якісного ситуаційного завдання можна виділити: реалістичність; наявність напруги (інтриги) в сюжеті; інформативність; практичність, спрямованість на прийняття управлінських рішень чи досягнення організаційних цілей тощо.

Керівнику щодня доводиться приймати управлінські рішення, які, як відомо, мають специфічні особливості:

— їх розробка і, тим більше, реалізація вимагають залучення великого обсягу ресурсів;

— вони мають неабиякий вплив на інших державних службовців;

— кожне з них у значній мірі визначає подальші рішення;

— висока відповідальність за прийняті рішення.

В основі процесу прийняття управлінського рішення лежить проблема, яку потрібно вирішити.

Проблема (від грец. «ένα πρόβλημα» — перешкода, труднощі) — це протиріччя між: метою і результатом; реальністю і можливістю; зовнішніми вимогами і внутрішніми можливостями; цілями і ресурсами; бажаннями і потребами інших тощо. Керівник має вміти передбачити проблеми; бачити проблеми; вирішувати проблеми та вибирати пріо­ритети у вирішенні проблеми.

Отже, враховуючи специфіку прийняття управлінських рішень, необхідно звернути увагу на такі моменти при підготовці ситуаційних завдань:

1. Що має містити ситуаційне завдання?

У ситуаційному завданні має бути описана одна подія з реальної практики. Подія має містити проблемну ситуацію (одну або декілька), яка вимагає прийняття управлінського рішення. Викладена в ситуаційному завданні ситуація повинна бути зрозумілою. Опис дається у процесуальній логіці, в якій наявна чітка послідовність розвитку події і її основ­них учасників. Бажано, щоб ситуаційний матеріал містив не тільки фактологічний, а й особистісний аналіз, тобто висловлювання учасників ситуації (посадовців, державних службовців, громадян тощо) щодо даної проблеми. 

2. Додаткова інформація до ситуаційного завдання. Ситуаційне завдання також може наводити необхідну додаткову інформацію, наприклад, це може бути інформація про розвиток макросистеми, про орган, його персонал, конкретні цифри, результати і підсумки роботи, технології та інші відомості, які можуть і не мати прямого відношення до розв’язуваної проблеми. Довідковий матеріал, який використовується в ілюстративних цілях, повинен бути винесений в додатки (обов’язкове посилання на джерело інформації). 

3. Мова опису. Для опису використовується жива літературна мова, рекомендується кліпова коротка модель опису.

4. Для того, щоб проаналізувати актуальність та реальність ситуаційного завдання, дайте відповідь на такі запитання:

— По відношенню до ключових проблем в системі державної служби чи є ця проблема актуальною для вашого держоргану? У чому вона полягає?

— Які є критерії та обмеження при прийнятті рішення?

— Чи є альтернативні рішення? Які вони?

— Як терміново необхідно приймати те чи інше рішення?

— Що буде, якщо ви відмовитеся від рішення? (До уваги! По відношенню до будь-якої проблеми є як мінімум дві альтернативи: вирішувати проблему або не вирішувати її).

Отже, приклад проблеми у вигляді запитань: — Що треба змінити в системі стимулювання праці державних службовців? — Яку систему заходів щодо залучення працівників до спільної роботи та формування лояльності  до органу необхідно впровадити?

Вирішення ситуаційних завдань спирається на класичну модель Д. Колба, в якій можна виділити наступний цикл:

— вивчення конкретної ситуації (орієнтація на конкретний досвід);

— аналіз ситуації (рефлексія, осмислення);

— формування висновків, оцінок, узагальнення (концептуалізація досвіду);

— розробка рішення (активне експериментування).

У роботі з конкретними ситуаціями можна виділити такі ключові моменти:

Постановка проблеми. Аналіз конкретної ситуації проводиться з метою виявлення проблеми, на вирішення якої повинні бути спрямовані зусилля. Формулювання проблеми — найважливіший момент у розв’язанні ситуаційного завдання. Однак, це і найскладніший момент, оскільки дуже часто увага кандидата на заміщення посади фокусується не на головній, а на побічних проблемах.

Вироблення рішень. Уміння пропонувати рішення, проводити його якісний аналіз на основі вироблених раніше критеріїв. При цьому під критерієм розуміється підстава (правило), що дозволяє з різних альтернатив вибрати найбільш ефективну. З іншого боку, критерій — це і є підстави, що дозволяють судити про те, що пропоновані методи дійсно приведуть до вирішення проблеми.

На основі виробленого рішення розробляється програма управлінських дій, в якій повинні бути представлені всі необхідні ресурси, етапи та способи їх залучення.

Отже, в ході аналізу ситуації конкурсанту належить опинитися включеним у такі види діяльності:

— критичне осмислення інформації, виокремлення проблеми для вирішення (скласти інформаційний пошук);

— аналіз, спрямований на прояснення причин, можливих наслідків, тенденцій розвитку ситуації (аналіз, виявлення проблеми);

— вироблення критеріїв розв’язання проблеми (критерії);

— пошук ідей, спрямованих на вирішення проблеми, їх оцінка відповідно до вироблених критеріїв (конструктивна ідея);

— розробка детального плану вирішення проблеми, його оцінка (план дій).

Розв’язання ситуаційного завдання кандидатом є успішним, якщо:

1. Проведено детальний аналіз описаної ситуації, виявлена(і) проблема(и), обрана і обґрунтована проблема для вирішення, визначені критерії та обмеження для вирішення проблеми.

2. Виявлено не менше трьох можливих альтернатив при вирішенні проблеми.

3. На основі критеріїв і обмежень обрана одна з альтернатив, обґрунтований вибір альтернативи.

4. Розроблено управлінське рішення, виявлені ризики і припущення.

5. Рішення оформлено у вигляді управлінського документа (переліку документів для складних ситуаційних завдань з виділенням і оформленням базового рішення).

І все ж — успіх застосування методу аналізу ситуаційних завдань гарантований особливою затребуваністю цієї технології у світовій та вітчизняній практиці для перевірки професійних знань та завдань, для перевірки професійних компетенцій кандидатів на зайняття посад, які обираються конкурсною комісією з урахуванням специфіки та вимог до професійної компетентності кандидата. Мабуть, всім нам доведеться примиритися з тим фактом, що самостійне породження знання — процес набагато більш привабливий і продуктивний, аніж репродуктивне відтворення готових теоретичних схем, відірваних від реалій навколишнього життя.

Приклад. Представники громадськості розпочали публічну кампанію щодо міністра із вимогою прозорішої діяльності міністерства і врахування їхніх пропозицій щодо коригування політики міністерства, яку було розроблено за вашої безпосередньої участі.

У який спосіб необхідно надавати громадсько­сті інформацію? Наведіть приклади матеріалів, що мали б бути оприлюднені. Які сучасні інформаційно-комунікаційні механізми сприяли б більшій прозорості роботи міністерства та можливості її громадського моніторингу? У який спосіб громадськість могла б подавати свої пропозиції міністерству та відстежувати їх врахування? Запропонуйте своє бачення моделі взаємовідносин міністерства із громадськістю та ЗМІ.

 

АЛГОРИТМ РОЗВ’ЯЗАННЯ

Визначте (обґрунтуйте) проблему та критерії для її вирішення	Проблема — недостатня поінформованість громадськості про діяльність міністерства. Наявні канали зв’язків з громадськістю є неефективними. Критерії: Рівень задоволення громадськості поінформованістю; Збільшення кількості інструментів комунікації; Збільшення частки громадськості, залученої до обговорення
Зазначте не менше трьох можливих альтернатив вирішення проблеми	1. Нічого не змінювати (статус-кво). 2. Збільшення обсягів надання інформації через існуючі канали зв’язку. 3. Залучення нових каналів зв’язків з громадськістю
На основі визначених критеріїв оберіть одну з альтернатив, обґрунтуйте її вибір	Обираємо третю альтернативу, оскільки вона дозволить впровадити нові інструменти комунікації, залучити до обговорення більшу кількість населення, а отже покращити взаємодію з громадянами та підвищити їх рівень довіри до політики міністерства
Зазначте можливі ризики	1) Нестабільна політична ситуація у зв’язку із виборами в країні, передвиборчі маніпуляції. 2) Відмова від використання нових комунікативних інструментів окремими посадовими особами. 3) Технічні несправності при використанні інструментів е-демократії
Запропонуйте рішення та оформіть його у вигляді управлінського документа (переліку документів) з виділенням і оформленням базового рішення	Для розв’язання проблеми пропонується затвердити наказ міністерства №___ від _____ 2017 «Про затвердження плану заходів щодо впровадження нових механізмів взаємодії з громадянами (щодо підвищення участі громадян в розробці політики міністерства)», спрямованих на встановлення діалогу між міністерством та громадськістю з розвитку державної політики у відповідній сфері (додається)

 

ПЛАН ЗАХОДІВ
із впровадження нових механізмів взаємодії з громадянами (щодо підвищення участі громадян в розробці політики міністерства)

 

№	Зміст заходу	Відповідальні виконавці	Строк виконання
1	Проводити брифінги за участі представників громадських організацій, засобів масової інформації, колективів підприємств, установ, організацій з питань щодо результатів діяльності міністерства у відповідній сфері державної політики	Департамент зв’язків з громадськістю міністерства	Щомісяця протягом 2017-2018 рр.
2	Висвітлювати у засобах масової інформації питання про реалізацію заходів відповідно напрямків розвитку у відповідній сфері державної політики	Департамент зв’язків з громадськістю міністерства	Протягом 2017-2018 рр.
3	Провести навчання посадових осіб міністерства щодо налагодження взаємодії  з громадськістю	Департаменти, відділи та управління міністерства	IV квартал 2017 р.
4	Забезпечити відкриття та ведення на офіційному веб-сайті міністерства вкладки «Про формування довгострокової державної політики у відповідній сфері», на якій інформувати про плани та перспективи розвитку політики міністерства	Департамент зв’язків з громадськістю міністерства	Постійно
5	Висвітлення на офіційному веб-сайті міністерства поширених запитань громадян та інститутів громадянського суспільства та відповідей міністерства	Департамент зв’язків з громадськістю міністерства	Постійно
6	Запровадити опитування населення на офіційному веб-сайті міністерства щодо відповідної державної політики та оприлюднення їх результатів	Департамент зв’язків з громадськістю міністерства	Щомісяця протягом 2017-2018 рр.
7	Впровадити в роботу онлайн-прийом громадян керівниками та спеціалістами міністерства	Департаменти, відділи та управління міністерства	Щомісяця протягом 2017-2018 рр.
8	Забезпечити онлайн-трансляцію засідань громадської ради при міністерстві	Департамент зв’язків з громадськістю міністерства	Постійно

 

---

приклади ситуаційних завдань на державну службуситуаційні завдання на державну службуфахівці з питань реформ